Veelgestelde vragen aan de uitleendienst

Snel naar

Wie kan gebruik maken van de uitleendienst?

  • Diensten van de provincie
  • Lokale besturen 
  • Verenigingen gevestigd in Vlaams-Brabant die erkend zijn (voor koepelorganisaties bestaat er een uitzonderingsregel)

Ben je niet erkend dan kan jouw lokaal bestuur een tijdelijk account ondersteunen. Gebruik hiervoor het invulformulier. Commerciële activiteiten ontwikkelen met materiaal van de uitleendienst is niet toegelaten.

Kan ik als particulier materiaal ontlenen?

Neen, particulieren en bedrijven zijn geen doelgroep van de uitleendienst. Privégebruik en commercieel gebruik van het materiaal is niet toegelaten.

Kan ik als studentenvereniging materiaal ontlenen?

Als studentenvereniging kan je materiaal ontlenen als je:

  • Erkend bent door een studentenkoepelorganisatie (bv. LOKO) én
  • Erkend bent door het lokaal bestuur. In onze provincie is dat meestal de stad Leuven omdat daar de meeste studentenverenigingen gevestigd zijn.

Mag ik als leerling of student materiaal ontlenen?

Neen, als leerling of student kan je geen materiaal ontlenen, jouw school kan dat natuurlijk wel.

Moet ik in Vlaams-Brabant wonen om materiaal te ontlenen?

Neen, het speelt geen rol waar je als gebruiker woont, de vereniging moet wel haar zetel hebben (of minstens een lokale afdeling) in Vlaams-Brabant, we kijken dit na in de oprichtingsakte van de vereniging of via de kruispuntbank.

Hebben jullie tafels, stoelen of tenten in het aanbod?

Neen, we hebben geen tafels, stoelen of tenten in ons aanbod. Dit materiaal kan je meestal via jouw gemeente bekomen.

Waar kan ik materiaal ontlenen?

  • Uitleenbalie in Leuven – Provincieplein 1 – 3010 Leuven
  • Uitleenbalie in Asse – Poverstraat 75 – 1731 Asse
  • Uitleenbalie in Bekkevoort – Staatsbaan 241 C – 3460 Bekkevoort

Mag ik tegelijk materiaal in de verschillende balies ontlenen?

We raden het af materiaal te ontlenen op verschillende plaatsen. De ervaring leert ons dat het materiaal vaak naar de verkeerde balie teruggebracht wordt. Dit betekent extra transport voor de klant.

Wat zijn de openingsuren van de uitleendienst?

De uitleendienst werkt op afspraak, op die manier kunnen we de drukte spreiden en iedereen zo snel mogelijk verder helpen.

Bij het reserveren van het materiaal kan je een afhaal- en terugbrengmoment kiezen.

  • Op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag kan je terecht van 9.00 uur tot 11.00 uur.
  • Op maandag en woensdag kan je bijkomstig ook nog terecht tussen 14.00 uur en 19.00 uur. Deze namiddag- en avondregeling zijn echter niet van toepassing in juni en de schoolvakanties.

Hoe kan ik materiaal reserveren?

Het reserveren van materiaal gebeurt volledig online.

  • Is je vereniging reeds klant bij de uitleendienst dan kan de hoofdgebruiker zelf een beperkt aantal accounts (bij)aanmaken.
  • Is je vereniging nog geen klant bij de uitleendienst dan vraag je eerst je inloggegevens aan. De uitleendienst gaat na of je in aanmerking komt. Indien je in aanmerking komt, krijg je inloggegevens waarmee je in onze online toepassing materiaal kan reserveren.

Hoe lang duurt het vooraleer ik mijn inloggevens krijg?

Over het algemeen moet je rekening houden met een termijn van 5 tot 10 werkdagen. Vraag dus tijdig je account aan, ook al heb je misschien niet onmiddellijk een evenement in het verschiet.

Moet ik als aanvrager zelf de materialen komen ophalen en terugbrengen?

  • Iemand anders mag de materialen komen afhalen. Bij het afhalen vragen we het paspoort van de persoon die op dat moment de materialen in ontvangst neemt.
  • Bij het terugbrengen van de materialen moet de verantwoordelijke van de vereniging aanwezig zijn.

Kan ik materiaal afhalen met een aanhangwagen?

  • Je haalt alle materialen af in een gesloten voertuig of een gesloten aanhangwagen.
  • Gevoelig technisch materiaal (zoals bv LCD-schermen, projectoren, …) mag je NIET vervoeren in een aanhangwagen.
  • Waterbestendige materialen zoals buitenpodia en stagebarriers mag je wel vervoeren in een open aanhangwagen.

Kunnen flightcases tegen regen?

Flighcases zijn niet waterbestendig. Bepaalde onderdelen van de kist kunnen beginnen roesten en de materialen in de kist worden nat. Berg de kisten én de inhoud dus steeds droog op.

Flighcases dienen om de materialen die erin zitten te beschermen en om ze makkelijk te transporteren. Spring steeds respectvol met de materialen om, ook al zitten ze in flightcases. De materialen die in de kist zitten, krijgen schokken te verduren waardoor het materiaal in de kist toch stukgaat.

Kan het materiaal gebracht of opgehaald worden door jullie?

Neen, je staat zelf in voor het vervoer én voor voldoende mensen om te laden en lossen. Het materiaal moet ook steeds worden teruggebracht in de balie waar het werd afgehaald.

Hoe weet ik met welk soort vervoersmiddel ik moet komen?

Op je reservatieformulier staat per materiaal de afmeting en het gewicht vermeld. Onderaan staat het totaal gewicht van het hele pakket vermeld. Op die manier kan je een inschatting maken van de grootte van je pakket en je vervoersmiddel daarop afstemmen. Twijfel je, neem dan gerust contact op met de desbetreffende uitleenbalie.

Voorzie ook steeds materiaal om alles vast te zetten in je vervoersmiddel zoals spanriemen. Kom je met de wagen neem dan eventueel wat dekens mee.

Kan ik mijn afhaal- of terugbrengmoment wijzigen?

Ja, je mag het afhaal-of terugbrengmoment wijzigen maar doe dit altijd in samenspraak met de uitleendienst. We kijken na of er geen andere ontleningen in het gedrang komen.

Ik kom alleen, kunnen jullie mij even helpen?

Neen, je zorgt zelf voor voldoende mensen om de materialen te laden en te lossen. Op je reservatieformulier staan de maten en gewichten van de materialen duidelijk vermeld.

Ontleen je hele zware materialen zoals podiumbakken (meer dan 500kg), dan helpen we je wel graag met de vorkheftruck.

Zijn er kosten verbonden aan het ontlenen van materiaal?

Ja, er is altijd een verplichte verzekerings- en administratiekost verschuldigd. Hoeveel dit bedrag bedraagt, hangt af van de aard van het materiaal, de hoeveelheid van het materiaal en de duurtijd van de ontlening. Een inschatting van de kostprijs zie je steeds op jouw aanvraag. Het exacte bedrag staat op het reservatieformulier dat je van de uitleendienst krijgt.

Let op: dit bedrag kan afwijken van het bedrag dat je oorspronkelijk te zien kreeg. Dit komt omdat de mensen van de uitleendienst een inschatting proberen te maken of het materiaal dat je aangevraagd hebt geschikt is voor je evenement. Om die reden moeten er soms nog extra materialen, kabels of accessoires gereserveerd worden.

Hoe wordt de kostprijs berekend?

Het bedrag dat je betaalt bestaat uit een administratiekost van 10 euro en een verzekeringskost voor het materiaal. Die administratiekost is verschuldigd telkens je een nieuwe ontlening maakt. Het is in je voordeel om dus maar 1 ontlening te doen per evenement, zo blijft de kostprijs beperkt.

Heb je reeds een reservering lopen en wil je nog iets bijvoegen? Ook dat kan, je vraagt je materiaal online aan en geeft in de opmerking mee bij welke reservatie het materiaal moet toegevoegd worden.

Waarom is het afhalen op maandag en terugbrengen op vrijdag duurder?

Wanneer je materiaal afhaalt op een maandag moet dat materiaal s’ morgens al aanwezig zijn in onze magazijnen. Dit wil eigenlijk zeggen dat het materiaal het weekend ervoor niet gebruikt kan worden en niet ingezet kan worden bij een andere vereniging. Hetzelfde geldt wanneer je materiaal komt terugbrengen op een vrijdag. Het materiaal is dan niet meer beschikbaar voor andere verenigingen het weekend volgend op die vrijdag. Ons online reservatiesysteem zal je hierop ook attent maken.

Tussen Kerst en Nieuwjaar is de uitleendienst gesloten, betaal ik ook voor die sluitingsdagen?

Neen, deze periode wordt niet in rekening gebracht.

Mag ik zoveel materiaal lenen als ik wil?

Neen, van elk soort materiaal is er op de reserveringstool een maximum ingesteld. We doen dit omdat onze stock niet oneindig is en we materiaal voor zoveel mogelijk verenigingen ter beschikking willen.

De maximale waarde van het ontleende pakket aan materialen kan nooit meer dan 125.000 euro bedragen, zelfs al zit dit in verschillende reservaties en over verschillende uitleenbalies. Dit wordt door ons ontleensysteem zelf in de gaten gehouden.

Kan ik een reservatie annuleren?

Je kan zelf in je gebruikersdashboard een reservering annuleren en dit tot 3 werkdagen voor het afhaalmoment.

Zijn er kosten verbonden aan een annulatie?

  • Annuleer je minstens 3 werkdagen voor het afhaalmoment dan zijn er geen kosten.
  • Annuleer je later dan betaal je de helft van de verzekeringspremie en de administratiekosten.
  • Wanneer je materiaal niet komt afhalen betaal je het volledige bedrag.

Wat als ik door omstandigheden het materiaal niet kan komen terugbrengen?

Onze materialen worden vaak ontleend. De kans is dus groot dat je hiermee een andere vereniging in de problemen brengt. Verwittig dus meteen de uitleenbalie om een nieuw terugbrengmoment af te spreken. Je betaalt wel de verlenging van de uitleenperiode.

Welk materiaal heb ik precies nodig?

We helpen je graag verder met de reservatie van de juiste materialen. Kom je graag langs om je evenement te bespreken? Ook dat kan, maak hiervoor dan wel een afspraak zodat we voldoende tijd voor je kunnen vrijmaken.

Wat als er materiaal gestolen wordt?

Zijn er geen sporen van braak dan is de diefstal niet gedekt door de verzekering.

Zijn er wel sporen van braak, neem dan foto’s om dit te staven. Je moet steeds de politie verwittigen en een PV laten opstellen. Vraag na je verhoor een kopie van het PV voor de verzekering.

Verwittig zo snel mogelijk de uitleenbalie van dit voorval.

Komt de verzekering tussen, dan ben je nog steeds de vrijstelling (in de volksmond de franchise) verschuldigd van 250 euro.

Wat als het materiaal beschadigd of verdwenen is?

We bekijken de schade en proberen dit op een zo economisch mogelijke manier te herstellen of te laten herstellen. Indien de schade oploopt dan schakelen we de verzekering in. Houd hierbij wel rekening met de vrijstelling van 250 euro. Schade die minder dan 250 euro bedraagt, betaal je steeds zelf.

Ben je bepaalde materialen kwijt dan geven we je de kans om de materialen nog binnen te brengen, vaak liggen ze in een vergeten hoekje. Breng je ze binnen 1 week niet terug dan factureren we ze door. Bovenop de kostprijs van de verloren materialen, rekenen we 7,50 euro extra aan. Zelfs al vind je na enkele weken de materialen terug zal dit bedrag verschuldigd blijven.

Het materiaal werd in openlucht gebruikt en is vuil, wat nu?

We verwachten dat alle materialen netjes weer binnenkomen, je kreeg ze immers ook zo mee. We begrijpen dat het soms niet mogelijk is om de materialen ter plekke, op locatie, proper te maken. Verwittig daarom even voordien de uitleenbalie en leg de situatie uit. We maken graag wat ruimte vrij en stellen alle hulpmiddelen ter beschikking om de materialen weer proper te maken. Kom dan eventueel wel met wat extra helpers.

Mag ik materiaal aansluiten op een generator?

Indien het gaat over een professionele generator dan kan dit. Deze generatoren moeten een invertor spanningsregelaar hebben of een automatische spanningsregelaar. Deze generatoren wekken een stabiele spanning op zodat er elektronische apparatuur op aangesloten kan worden. Meet de opgewekte spanning van de generator steeds na vóór je de apparatuur inschakelt.

Mag ik kabels afplakken met tape?

Gebruik zeker geen inpaktape of sterk klevende “ducttape”. Gebruik je dit toch dan:

  • Verwijder je zelf de tape- en lijmresten, reken op +- 10 minuten per lopende meter om dit goed te doen.
  • Lukt dit niet dan factureren we de kabel. Je mag die dan houden... inclusief de tape.

Wil je geen lijmresten:

  • Gebruik “gaffa”. Deze tape is relatief makkelijk te verwijderen.
  • Gebruik kabelbanen. Ook dit zit in ons assortiment.

Hoe lang kan ik materiaal ontlenen?

We stellen materiaal voor 2 weken ter beschikking. Indien je het materiaal langer wenst, kan dit tot 3 weken. Dit moet je vooraf goed motiveren.

Toneelproducties kunnen materiaal 1 maand reserveren. Materiaal dat ingezet wordt voor tentoonstellingen, kan je langer ontlenen.

Zijn jullie in het weekend bereikbaar?

Neen, in het weekend zijn we niet bereikbaar. Reserveer dus steeds je materialen enkele dagen voor je event zodat je alles al eens kan testen. Heb je nog vragen over de materialen dan kan je ons op dat moment nog bereiken.

Hoe en wanneer moet ik betalen?

De betaling gebeurt bij afhaling met Bancontact. Lokale besturen kunnen met een bestelbon werken.

Is het mogelijk om meerdere gebruikers in dezelfde vereniging te hebben?

Ja, dat is mogelijk. Het is de hoofdgebruiker van de vereniging die zelf extra accounts kan aanmaken. Het maximale aantal is gelimiteerd per type vereniging. In de meeste gevallen is dit beperkt tot 5 gebruikers.

Ik maak geen deel meer uit van de vereniging. Moet ik dit melden?

De hoofdgebruiker kan gebruikers zelf schrappen, op die manier komen er accounts vrij voor toekomstige gebruikers van de vereniging. Je mag ook op eigen initiatief aan de uitleendienst laten weten dat je geen deel meer uitmaakt van de vereniging dan schrappen we achter de schermen je account.

Verkopen jullie soms materiaal?

Ja, op regelmatige basis verkopen wij materiaal via een veilingsite. Heb je hiervoor interesse, schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en volg ons op Facebook.

Ik wil werken voor de uitleendienst. Wat moet ik doen?

Dat begrijpen we, werken in de uitleendienst moet zowat de fijnste job ter wereld zijn. Je kunt spontaan solliciteren. Onze personeelsdienst verwittigt jou wanneer er een vacature is.

Werven jullie jobstudenten aan?

Ja, ieder jaar tijdens de grote vakantie zijn in de uitleendienst verschillende jobstudenten aan het werk. Vergis je niet, dit is fysiek werk, die flightcases zijn écht wel zwaar en we hebben er zeer veel… Hebben we je nog niet afgeschrikt, dan moet je zeker solliciteren!

Hebben jullie stageplaatsen?

Ja, de uitleendienst heeft zelfs een erkenning voor 'duaal leren studenten'. Daarnaast bieden we kansen voor iedereen die werkervaring wil opdoen, al zijn de plaatsen uiteraard beperkt. Deze stages verlopen altijd via een erkend opleidingscentrum zoals de VDAB.

Moet ik de provincie Vlaams-Brabant als sponsor opnemen in mijn communicatie?

Wanneer je gebruik maakt van de materialen van de uitleendienst en je vermeldt sponsors op je website, affiches of in een sponsorboekje dan ben je verplicht om het logo van de provincie in deze communicatie op te nemen.

Hoe groot moet het logo van de provincie getoond worden?

Dat is een inschatting die we overlaten aan de organisator. Het spreekt voor zich dat hoe meer materiaal je komt lenen des te prominenter het logo getoond moet worden.

Komt de uitleendienst ter plaatse controleren?

Af en toe doen we een steekproef. De coördinator van de uitleendienst controleert dan of je het materiaal correct gebruikt.

Nog een vraag over de uitleendienst?

Elke werkdag van 8:30 tot 17:00 uur

uitleendienst [at] vlaamsbrabant.be

Antwoord binnen 2 werkdagen