Veelgestelde vragen aan de uitleendienst

Je kan materiaal ontlenen als je behoort tot één van deze groepen:

• Provinciale en lokale besturen en hun diensten
• Socialprofitorganisaties, verenigingen en instellingen die:
  • actief zijn in jeugd, cultuur, onderwijs, sport, recreatie, leefmilieu, welzijn of gezondheid 
  • gesubsidieerd of erkend zijn door de Vlaamse Gemeenschap, de provincie VlaamsBrabant of een lokaal bestuur OF voorgedragen worden via het formulier “niet erkende feitelijke vereniging” 
  • opgenomen zijn in het Verenigingsloket en daar publiek zichtbaar zijn 
  • uitsluitend bestuurd worden door natuurlijke personen die geen persoonlijk voordeel halen uit de werking en op minstens twee verschillende adressen gedomicilieerd zijn
  • Nederlandstalige statuten hebben 
    De verenigingen die voorgedragen zijn via het formulier “niet erkende feitelijke vereniging “kunnen maximaal één jaar gebruikmaken van de uitleendienst, met jaarlijkse verlenging via het lokaal bestuur.
• Vlaams erkende koepelorganisaties

Opgenomen zijn in het Verenigingsregister is 1 van de voorwaarden, maar daarnaast moet je nog aan een aantal andere voorwaarden voldoen (gevestigd zijn binnen Vlaams-Brabant, erkend zijn, en tot de doelgroepen behoren).

Neen, privégebruik van het materiaal is niet toegelaten.

Voor dit type activiteiten kan er geen materiaal worden ontleend via de uitleendienst. De reden is dat de uiteindelijke begunstigde van de activiteit een privépersoon of een commerciële organisatie is, en niet de vereniging zelf. 
Materiaal van de uitleendienst kan enkel worden ingezet voor activiteiten die passen binnen de doelstellingen van het reglement en waarvan de vereniging zelf de organisator en begunstigde is.

Ja, dat kan, op voorwaarde dat je studentenvereniging:

• erkend is door een studentenkoepel (bv. LOKO)
• verder voldoet aan de andere toelatingsvoorwaarden van de uitleendienst 

Ja, samenwerken met andere verenigingen is zeker mogelijk. Wanneer alle betrokken verenigingen onder het reglement van de uitleendienst vallen, vormt dit geen enkel probleem. 

Zijn niet alle partners gerechtigd om zelf materiaal te ontlenen, dan bekijken we wie de hoofdorganisator is. Dat bepalen we aan de hand van verschillende elementen, zoals:

• wie financieel verantwoordelijk is voor de activiteit
• wie de verzekeringspolis heeft afgesloten
• wie de aanvraag voor het gebruik van het openbaar domein heeft ingediend

In zulke gevallen kan de verwerking van de aanvraag iets meer tijd in beslag nemen, omdat we eerst over deze informatie moeten beschikken om een correcte beoordeling te maken.

Neen, we ondersteunen enkel activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de provincie Vlaams-Brabant. 
Er bestaat wel een uitzondering voor kampen en gesloten vormingsactiviteiten.

Met deze bepaling bedoelen we dat het bestuur van de VZW enkel mag bestaan uit natuurlijke personen (dus individuele mensen met een naam en voornaam), en niet uit rechtspersonen zoals vennootschappen (BV, NV, CV, etc.). 
In de praktijk komt het soms voor dat één of meerdere vennootschappen het bestuur vormen van een VZW, vaak bij zeer grote verenigingen of bij VZW’s die eigenlijk een commercieel doel dienen.  
Wordt jouw VZW (deels) bestuurd door één of meer ondernemingen/vennootschappen, dan komt ze niet in aanmerking om gebruik te maken van de uitleendienst. 

Neen. Privépersonen kunnen geen gebruik maken van de uitleendienst. Een leerling of student wordt als privépersoon beschouwd. 
Je school kan wél materiaal ontlenen dat je nodig hebt voor schoolprojecten, opdrachten of activiteiten.

Neen. Je mag materiaal niet:

• overdragen
• uitlenen
• verhuren
• ter beschikking stellen van derden

Privégebruik en commercieel gebruik zijn verboden.

Neen. Een muziekband wordt beschouwd als een groep privépersonen. Privépersonen kunnen geen gebruik maken van de uitleendienst. 
Ga je optreden op een activiteit georganiseerd door een vereniging die wel gerechtigd is om materialen te ontlenen dan kan deze vereniging wél materialen reserveren die je nodig hebt om het optreden te doen.

Dat hangt af van de concrete situatie. We gaan na of de pop up bar geen commercieel doel heeft en of de bestuurders geen persoonlijk of financieel voordeel halen uit de activiteiten. 
Een pop up bar die (mee) wordt uitgebaat door lokale horeca of andere commerciële actoren kan de bestuurders een privévoordeel opleveren en komt in principe niet in aanmerking. 
Als er twijfel bestaat, kan de specifieke case worden voorgelegd aan onze juridische dienst of aan de FOD Economie om hierover duidelijkheid te krijgen. 

Neen. Je woonplaats speelt geen rol. Je vereniging moet haar zetel of een lokale afdeling in Vlaams-Brabant hebben. Dit wordt gecontroleerd via oprichtingsakte, Kruispuntbank of Verenigingsregister.

Reken op 5 tot 10 werkdagen. Vraag je account dus tijdig aan, ook als je nog geen evenement gepland hebt.

• Kijk na of je het juiste mailadres gebruikt. Dit is meestal je persoonlijk mailadres.
• Kijk na of het wachtwoord juist is ingevoerd. 

Kijk na of je wachtwoord voldoet aan de volgende eisen: 

• minimaal 8 tekens lang 
• hoofdletters als kleine letters bevat 
• een nummer en een speciaal karakter @ $ ! % * ? & bevat

Ja. De hoofdgebruiker kan extra accounts aanmaken. Het maximum hangt af van het type vereniging.

• De hoofdgebruiker kan gebruikers verwijderen. Op die manier komen er accounts vrij voor toekomstige gebruikers van de vereniging.  
• Je mag dit ook zelf melden aan de uitleendienst. Dan verwijderen zij je account achter de schermen.

• Je kan enkel reserveren max. 6 maanden en min. 1 week voor afhaling.
• Tijdelijk erkende verenigingen kunnen enkel reserveren binnen hun erkenningsperiode.
• Sommige dagen kunnen uitzonderlijk onbeschikbaar zijn door werkdruk of omstandigheden.

Je kan terecht in:

• Leuven – Provincieplein 1, 3010 Leuven
• Asse – Poverstraat 75, 1731 Asse
• Bekkevoort – Staatsbaan 241 C, 3460 Bekkevoort

Dat kan, maar het wordt afgeraden. De ervaring leert dat materiaal vaak naar de verkeerde balie wordt teruggebracht, wat extra transport veroorzaakt.

De uitleendienst werkt op afspraak. Je kiest je afhaal- en terugbrengmoment tijdens je reservatie. Respecteer deze momenten zodat het materiaal tijdig beschikbaar is voor de volgende gebruiker.

Met de online reservatietool (https://uitleendienst.vlaamsbrabant.be). Je moet ingelogd zijn om prijzen en beschikbaarheid te zien.

Van 6 maanden tot 7 dagen voor de afhaaldatum. Beschikbaarheid hangt af van het materiaal en de ontleentermijn.

Je ontvangt een bevestigingsmail met:

• de materialen
• de uitleenperiode
• afhaal- en terugbrengmoment
• waarde van het materiaal
• de uitleenvergoeding

Je kan alles ook bekijken in je gebruikersdashboard van de online reservatietool.

Ja.

• Tot 14 dagen voor afhaling kunnen kleine aanpassingen gebeuren via je dashboard.
• Nadien enkel telefonisch via 016 26 76 85 (keuzemenu) We kijken dan na of andere reservaties niet in het gedrang komen.

Per ontlening betaal je:

• Vaste administratiekost per ontlening
• Huurprijs voor de materialen
• Eventuele verbruiksgoederen kunnen worden aangekocht
• Waskosten voor bekers worden nadien doorgefactureerd

Het is voordeliger om één reservatie per evenement te maken, bij elke nieuwe reservatie wordt administratiekost aangerekend.

Ja, vraag het online aan en vermeld (in het opmerkingenveld) bij welke reservatie het moet worden toegevoegd.

Omdat het materiaal dan het weekend ervoor of erna niet kan worden uitgeleend. Het reservatiesysteem waarschuwt je hiervoor.

Neen. Deze periode wordt niet in rekening gebracht.

Ja.

• Gratis tot 14 dagen voor afhaling via je gebruikersdashboard
• Nadien blijft de vergoeding verschuldigd
• Bij bewezen overmacht wordt geen vergoeding aangerekend

• Aan de balie (bij voorkeur digitaal)
• Op factuur (na afhaling)
  • lokale besturen mits vermelding van hun bestelbonnummer
  • ontleners met rechtspersoonlijkheid

Bij laattijdige betaling vervalt betaling op factuur voor toekomstige reservaties.

• Je betaalt de kost van een nieuwe huurperiode
• Bij meer dan 3 dagen te laat word je 18 maanden uitgesloten
• In uitzonderlijke gevallen kan een latere inlevering worden toegestaan, op voorwaarde dat andere reservaties niet in het gedrang komen, dit gebeurd dus steeds na afspraak met 1 van de medewerkers van de desbetreffende uitleenbalie.

Neen, je voorziet zelf voldoende helpers. Op je reservatieformulier staan maten en gewichten vermeld.  
Uitzondering: zeer zware materialen zoals podiumbakken (>500 kg); dan helpen we met de vorkheftruck.

Ja. We registreren de eID van de persoon die het materiaal ophaalt. Bij het terugbrengen moet een verantwoordelijke van de vereniging aanwezig zijn.

Neen. Je staat zelf in voor transport, ladingzekering en naleving van de MTM van je voertuig. 
Het materiaal moet ook steeds worden teruggebracht in de balie waar het werd afgehaald. 
De provincie kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld in het kader van de Vlaamse regels over de lading en de ladingzekering. De ontlener is steeds verantwoordelijk voor het laden en lossen.

Neen, je kan hiervoor meestal terecht bij je gemeente.

Neen, van elk soort materiaal is er op de reserveringstool een maximum ingesteld. We doen dit omdat onze stock niet oneindig is en we materiaal voor zoveel mogelijk verenigingen ter beschikking willen. 
De maximale waarde van het ontleende pakket aan materialen kan nooit meer dan 150.000 euro bedragen, zelfs al zit dit in verschillende reservaties en over verschillende uitleenbalies.

We helpen je graag.  
Je kan hiervoor een mailtje sturen of een afspraak maken om je evenement te bespreken. 
Wat als ik gebreken/defecten vaststel? 
Meld dit meteen via mail en bij het terugbrengen. Markeer het defecte toestel zodat we dit snel kunnen (laten) herstellen.

• In geval van diefstal moet je steeds aangifte doen bij de politie en een PV laten opstellen.  Indien er sporen van braak kunnen vastgesteld worden dan zal de verzekering in principe tussenkomen, zonder sporen van braak niet!
• Komt de verzekering tussen, dan ben je nog steeds de vrijstelling (in de volksmond de franchise) verschuldigd van 500 euro.

Meer info over de verzekering van de Uitleendienst

Ja, de meeste van onze materialen worden op verschillende manieren, zichtbaar en onzichtbaar beschermd tegen diefstal.

Wanneer schade het gevolg is van een ongeval of onvoorziene omstandigheden, zal de verzekering in principe tussenkomen.
Is de schade echter ontstaan door verkeerd of onverantwoord gebruik van het materiaal, dan komt de verzekering niet tussen. In dat geval kan de hersteller of vervanging ten laste van de ontlener worden gelegd. 
Een voorbeeld van onverantwoord gebruik is het buiten gebruiken van materiaal dat niet bestand is tegen regen of andere weersomstandigheden.

We begrijpen dat op een evenement materiaal kan verloren gaan zonder dat er sprake is van een moedwillige diefstal, meestal gaat het dan ook over kleinere items, een stroomblokje, een oortje van een walkie talkie...  
Wanneer we een tekort vaststellen, krijg je 1 week om het materiaal terug te brengen. Na die week sturen we de factuur van het materiaal, deze factuur bestaat uit de waarde van het materiaal en een administratiekost. 
Wanneer je het materiaal alsnog na enige tijd zou terugvinden, kan je vragen om het materiaal te crediteren maar de administratiekost blijft verschuldigd.

Onze materialen zijn verzekerd via een all risk polis (brand – diefstal – schade).

Meer info over de verzekering van de Uitleendienst

We vragen om het materiaal proper terug te brengen, zoals je het ook hebt meegekregen. 
Wordt materiaal toch vuil teruggebracht, dan kan de baliemedewerker vragen om het ter plaatse te reinigen. Zorg er daarom voor dat er voldoende mensen aanwezig zijn bij de retour. 
We stellen helaas vast dat het soms voorkomt dat de persoon die het materiaal terugbrengt niet betrokken was bij de activiteit en weigert om het materiaal te reinigen. 
In dat geval worden de reinigingskosten en de bijhorende personeelsuren integraal doorgerekend aan de vereniging. 
Indien dit systematisch gebeurt, kan dit een aanleiding zijn om de vereniging uit te sluiten van verdere dienstverlening door de uitleendienst.

Ja, als het een professionele generator is met:

• inverter spanningsregelaar
• automatische spanningsregelaar

Meet de spanning vóór je materiaal aansluit.

Gebruik zeker geen inpaktape of sterk klevende “ducttape”. Gebruik je dit toch dan:

• Verwijder je zelf de tape- en lijmresten, reken op +- 10 minuten per lopende meter om dit goed te doen.

Wil je geen lijmresten:

• Gebruik “gaffa”. Deze tape is relatief makkelijk te verwijderen en laat geen lijmresten na.
• Gebruik kabelbanen. Ook dit zit in ons assortiment.

Je mag materiaal maximaal 2 maanden ontlenen, zit je met nog langere periodes neem dan contact op met de uitleenbalie dan bekijken we de concrete vraag, er worden echter geen kortingen toegestaan voor langere ontleenperiodes.

Ja, via een veilingsite. Schrijf je in voor de nieuwsbrief of volg ons op Facebook.

• Gesloten aanhangwagen: ja
• Open aanhangwagen: enkel voor waterbestendig materiaal
• Gevoelig materiaal (bv. projectoren, LCDschermen): nooit in een aanhangwagen

Neen. 
Bepaalde onderdelen van de kist kunnen beginnen roesten en de materialen in de kist worden nat. Berg de kisten én de inhoud dus steeds droog op. 

Flighcases dienen om de materialen die erin zitten te beschermen en om ze makkelijk te transporteren. Spring steeds respectvol met de materialen om, ook al zitten ze in flightcases. De materialen die in de kist zitten, krijgen schokken te verduren waardoor het materiaal in de kist toch stukgaat.

Je reservatieformulier vermeldt:

• Afmetingen per artikel
• Gewicht per artikel
• Totaalgewicht
• Een suggestie van vervoersmiddel

Voorzie ook spanriemen en eventueel enkele dekens.

Dat begrijpen we, werken in de uitleendienst moet zowat de fijnste job ter wereld zijn. Je kan spontaan solliciteren. Je wordt verwittigd wanneer er een vacature is.

Ja, tijdens de zomervakantie. De vacature verschijnt in februari. 
Vergis je niet, dit is fysiek zwaar werk, die flightcases wegen wel wat en we hebben er zeer veel… Hebben we je nog niet afgeschrikt, dan moet je zeker solliciteren!

We bieden kansen voor iedereen die werkervaring wil opdoen, al zijn de plaatsen uiteraard beperkt. Deze stages verlopen altijd via een erkend opleidingscentrum zoals de VDAB.

Ja, we hebben een erkenning voor 'duaal leren'. De leerlingen die we daarvoor aanwerven zitten meestal in de logistiek of magazijn richtingen. Uiteraard zijn er maar beperkt aantal plaatsen beschikbaar.

Ja, van maandag tot vrijdag, 8:30 - 17:00 uur.
Telefoonnummer: 016 26 76 85

Neen. Reserveer dus steeds je materialen enkele dagen voor je event zodat je alles al eens kan testen.

Ja, als je sponsors op je website, affiches of in een sponsorboekje vermeldt dan ben je verplicht om het logo van de provincie in deze communicatie op te nemen. 

Dat bepaal je zelf, maar hoe meer materiaal je leent, hoe prominenter het logo hoort te zijn.

Laat het ons weten. We bekijken elke melding zorgvuldig en gaan na of het gebruik van het materiaal binnen het reglement past. 
Als uitleendienst doen we er alles aan om correct gebruik te garanderen. Vastgesteld misbruik nemen we ernstig en kan gevolgen hebben voor de betrokken vereniging. 

Ja, af en toe voert de coördinator van de uitleendienst steekproefsgewijs controles uit. We controleren daarbij vooral of het materiaal in goede omstandigheden wordt gebruikt (bv. beschermd tegen weersinvloeden) en of het gebruik binnen de doelstellingen van de uitleendienst valt. 
Wanneer blijkt dat het materiaal niet correct of niet volgens het reglement wordt gebruikt, kan het uitzonderlijk vroegtijdig worden teruggevorderd.