Vacature administratief medewerker

Ben jij een administratieve duizendpoot die houdt van ondersteuning bieden? Wil je graag een job die professionele uitdaging combineert met een goede balans tussen werk en privé? Solliciteer als administratief medewerker en stel je rechtstreeks of onrechtstreeks ten dienste van de Vlaams-Brabantse burger.

In het kort: 

Snel naar

Wat houdt de job in?

Binnen de groep van administratieve medewerkers bestaat er nog een grote diversiteit aan taken: Daarom werken we met 3 verschillende takenpakketten

  1. Publieksgericht takenpakket, waar rechtstreeks contact met de klant/ burger centraal staat. De klantencontacten kunnen ook buiten de kantooruren plaatsvinden.  
  2. Financieel en regelgevend takenpakket, waarbij nauwkeurig werken en minutieus omgaan met documenten en cijfers centraal staan.
  3. Allround takenpakket, waarbij zowel evenementen als projecten worden uitgewerkt en ondersteund, alsook dossiers en bestelbons worden gemaakt en opgevolgd. 

Let op: Hieronder vind je een opsomming van taken. Afhankelijk welk van de 3 takenpakketten je kiest, liggen de accenten anders.

  • Je bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning en past hierbij de correcte regelgeving toe. Je weet snel en doeltreffend (ontbrekende) informatie op te zoeken en te hanteren. Administratieve ondersteuning voor:
    • Dossiervoorbereiding 
    • Dossieropmaak 
    • Gegevenscontrole en -opvolging (in SAP)
    • Betalingsuitvoeringen in SAP, subsidieopvolging, …
  • Je gaat aan de slag met PC-programma’s, eigen aan de dienst. Je beschikt over een goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, Access, e.a.) of je bent in staat deze programma’s te leren.  
  • Je staat in voor het verzamelen, opvolgen en verwerken van gegevens (beheer van databanken en adresbestanden, opmaken van statistieken en verslagen, factuurvoorbereidingen…). Je volgt de bestellingen van de dienst op. 
  • Je ondersteunt initiatieven/activiteiten/evenementen op praktisch en organisatorisch vlak. Je verantwoordelijkheidszin, dynamische persoonlijkheid en je autonoom karakter zorgen ervoor dat je efficiënt aan de slag gaat.  
  • Je hebt oog voor de verbetering van de administratieve processen binnen je dienst. Je bent leergierig, denkt mee en levert graag een actieve bijdrage aan het team. Collegialiteit, enthousiasme en werken in teamverband zijn belangrijk voor je. 
  • Je beantwoordt vragen van klanten telefonisch, via mail of rechtstreeks. Je bent probleemoplossend ingesteld en communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je bent een stipt, nauwkeurig en ordelijk, ook tijdens piekmomenten of stresssituaties. Je leeft afspraken na en stelt de juiste prioriteiten.
  • Je bent flexibel en staat open voor veranderingen.

Waar ga je werken?

  • Solliciteer je voor de regio Halle-Vilvoorde? Dan kan je tewerkgesteld worden in:  
    • Het PIVO - Poverstraat 75 – 1731 Asse (dit provinciaal instituut voor vorming en opleiding voor de provincie Vlaams-Brabant omvat de brandweerschool, de politieschool, de school voor dringende geneeskundige hulp, de bestuursschool en de informaticaschool)
    • Provinciedomein Huizingen - Torleylaan 100, 1654 Beersel
    • Proefcentrum Pamel - Molenstraat 26, 1760 Roosdaal
  • Solliciteer je voor de regio Leuven? Dan kan je tewerkgesteld worden in:
    • Provinciebestuur Vlaams-Brabant - Provincieplein 1, 3010 Leuven (het administratief hoofdbestuur)
    • Provinciedomein Kessel-Lo - Holsbeeksesteenweg 21, 3010 Leuven
    • Provinciedomein Halve Maan - Omer Vanaudenhovelaan 48, 3290 Diest
    • Provinciedomein Het Vinne - Ossenwegstraat 70, 3440 Zoutleeuw
    • De Wijnpers - Mechelsevest 72, 3000 Leuven (de provinciale school de Wijnpers biedt binnen het secundair onderwijs studierichtingen aan op technisch, artistiek en beroepsniveau)
  • Plaats- en tijdsonafhankelijk werken mogelijk (hybride werken)

Wat verwachten we van jou?

  • Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs OF
  • Je hebt twee jaar relevante beroepservaring in administratie en je slaagt in een niveautest voorafgaand aan de schriftelijke proef. (Opgelet: je dient aan deze voorwaarden te voldoen op 03/10/2022)

In ruil bieden wij

  • Contract
    • Opname in een contractuele en statutaire wervingsreserve (3 jaar geldig) 
  • Loon 
    • Bruto maandwedde bij aanvang tussen € 2.127,91 en € 3.447,06 voor een voltijdse functie. 
    • Voor de loonberekening nemen we werkervaring bij de overheid volledig over en relevante beroepservaring uit de privésector voor maximaal 15 jaar. 
    • Aanvullend pensioen voor contractuelen
    • Wil je een simulatie van je loon? Bereken je loon online (kies loonschaal C)
  • Vakantie 
    • 35 vakantiedagen voor een voltijdse functie (op jaarbasis) 
    • Vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar 
  • Loopbaan 
    • Ruime opleidingskansen 
    • Mogelijkheid om binnen de organisatie door te groeien 
  • Voordelen 
    • Glijdende werkuren 
    • Hybride werken: Als je takenpakket het toelaat, en in overleg met je leidinggevende, kies je op basis van je concrete werkplanning de locatie waar je gaat werken. Uiteraard organiseer je je werk in functie van de dienstverlening aan je klanten en de resultaten die je team moet behalen. Om dat flexibele werk efficiënt te ondersteunen voorziet de provincie alle nodige middelen. 
    • Maaltijdcheques van € 8 per dag 
    • Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of een fietsvergoeding 
    • Gratis hospitalisatieverzekering 

Hoe verloopt jouw sollicitatieprocedure?

  1. Sollicitatie
    • Vul ten laatste 3 oktober 2022 om 12 uur ’s middags het online sollicitatieformulier in.
    • Laad in het sollicitatieformulier de volgende documenten op:
      • Je cv
      • Een kopie van je hoogst behaald diploma
    • Je ontvangt een e-mail met de bevestiging dat we jouw sollicitatie ontvingen.
    • Geen mail ontvangen?
      • Kijk zeker even in je spam/ongewenste mail.
      • Nog niets? Neem dan contact op met sollicitaties.poolstok [at] solvus.be.
  2. Beoordeling van de ontvangen kandidaturen
    • Na het afsluiten van de inschrijvingen maken we een beoordeling van je kandidatuur. We kijken na of je voldoet aan het gevraagde diploma of de minstens 2 jaar relevante beroepservaring.
      • Je voldoet niet: je kan niet deelnemen aan de rest van de proeven.
      • Je voldoet wel:
        • & je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of gelijkgesteld:
          • Je ontvangt ten laatste uiterlijk op 24/10/2022 een uitnodiging voor de schriftelijke proef eerste selectieronde
        • & je hebt geen diploma hoger secundair onderwijs, maar bent wel in het bezit van de nodige beroepservaring:
          • Je legt een vervangende niveautest af.
          • Je ontvangt de uitnodiging van wordt hiervoor uitgenodigd door het selectiekantoor Solvus.
          • Je legt de online test af in de week van 17/10/2022.
          • Je bent
            • Geslaagd: je ontvangt ten laatste op 24/10/2022 een uitnodiging voor de schriftelijke proef.
            • Niet geslaagd: je kan niet deelnemen aan de rest van de proeven.
  3. Schriftelijke proef
    • De selectie start met een schriftelijke proef in oktober - november 2022.
    • Deze zal online worden afgenomen
    • Deze proef is eliminerend.
    • Ben je geslaagd? Dan ontvang je in je resultatenmail je uitnodiging voor het selectiegesprek.
    • Ben je niet geslaagd? Dan eindigt de procedure voor jou.
  4. Selectiegesprek
    • Vindt plaats in november - december 2022
    • Deze proef is eliminerend.
    • Een paar dagen na het selectiegesprek ontvang je jouw resultaat.

Wij discrimineren niet

Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine of handicap.

Heb je nog vragen?

Over de selectieprocedure: sollicitaties.poolstok [at] solvus.be

Sollicitatieformulier

Persoonlijke gegevens

Adres

Arbeidshandicap
Heb je een arbeidshandicap?
Motivatie
Voor welke regio solliciteer je? (beide opties mogelijk)
Voor welk takenpakket solliciteer je? (meerdere opties mogelijk)
Slechts één bestand.
64 MB limiet.
Toegestane types: pdf, doc, docx, odf, odt.
Slechts één bestand.
64 MB limiet.
Toegestane types: pdf, doc, docx, odf, odt, jpg, jpeg.
Waar heb je deze vacature gezien?