Wat is PBS?

Concept

Met het provinciaal bibliotheeksysteem (PBS) wordt een bovenlokaal antwoord geboden op automatiseringsuitdagingen die zich in de bibliotheeksector stellen rond informatiebemiddeling. De aangesloten bibliotheken hebben voor hun bibliotheektoepassing geen individueel bibliotheeksysteem meer nodig. Alles draait op een centrale server. Dit geldt zowel voor beschrijvingen van de bibliotheekmaterialen als voor het uitlenen, verlengen, enz. van materialen. Voor de gebruiker biedt dit eveneens talloze voordelen: via de catalogus kan hij in alle aangesloten bibliotheken de collectie bekijken en nagaan of het materiaal beschikbaar al dan niet uitgeleend is. Hij hoeft hiervoor maar één keer lidgeld te betalen in één bibliotheek en kan met de lidkaart terecht in alle PBS-bibliotheken. Via de online catalogus kan hij, voor de bib waar hij lid is, van thuis uit werken en materialen opzoeken, reserveren of verlengen.

Pluspunten van het PBS-platform: een verbeterde dienstverlening naar het publiek, een ontlasting van de bibliotheek op het vlak van ICT-investeringen én innoverende en kostenefficiënte samenwerking.
De ter beschikking gestelde ICT-infrastructuur laat toe de lokale bibliotheekautomatisering te laten beheren door een bovenlokaal niveau. Hierdoor zal iedere bibliotheek over een eigentijdse automatiseringsomgeving kunnen beschikken én de uitdagingen waar een bibliotheek voor wordt gesteld in een steeds digitalere omgeving in een samenwerkingsverband kunnen aangaan. Zo komen er tijd en middelen vrij om de dienstverlening in al zijn facetten te optimaliseren. De K.U.Leuven-Libis biedt de centrale infrastructuur aan en beheert die.
De participatie aan een collectief automatiseringsproject kan daarnaast, door de samenwerking met collega-bibliotheken, op termijn leiden tot een nieuwe dynamiek binnen het Vlaams-Brabants bibliotheeklandschap.

PBS en de overheden

De provinciale bibliotheeksystemen zijn een schakel in een groots automatiseringsproject voor openbare bibliotheken. 4 overheden zijn hierbij betrokken: de Vlaamse overheid, de provincies, de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) en de gemeenten.
In het decreet op het lokaal cultuurbeleid van 13 juli 2001 en de aanvullende convenant tussen de Vlaamse Gemeenschap en de provincies (mei 2004) werden de grote lijnen van het project uitgetekend.

De Vlaamse Gemeenschap, de provincies en de VGC werken ook samen aan een gemeenschappelijke zoekomgeving voor de openbare bibliotheken, waardoor aan het publiek één transparante digitale zoekomgeving wordt aangeboden, waarin het aanbod van alle bibliotheken terug te vinden is.
De provincie Vlaams-Brabant investeert ca. 60% van het budget voor streekgericht bibliotheekbeleid in het PBS.

Aleph 500

Het bibliotheekmanagementsysteem waarbinnen het PBS wordt gerealiseerd is Aleph 500 , een volledig geïntegreerd bibliotheekbeheerssysteem dat werd ontwikkeld door Ex Libris en voor het PBS Vlaams-Brabant wordt beheerd door de K.U.Leuven-Libis.

Aleph 500 bevat alle modules en functies die nodig zijn voor het beheer van de collectie en het aanbieden van de materialen en andere diensten aan de bibliotheekgebruiker: catalografie, circulatie, acquisitie (bestelmodule), tijdschriftenbeheer, IBL en een web-OPAC.

Realisatie

Het project wordt gerealiseerd in samenwerking met de K.U.Leuven-Libis, VERA en de lokale bibliotheken. De pijlers van het PBS zijn: infrastructuur, integratie, ondersteuning en samenwerking:

• De pijler infrastrucuur wordt verzorgd door de K.U.Leuven-Libis. De aankoop, installatie en tuning van de centrale servers, basissoftware en Aleph 500 worden door hen gerealiseerd en beheerd. 

• De integratie van lokale bibliotheken in het PBS verloopt in samenspraak met de lokale bibliotheek in kwestie, de provincie en de K.U.Leuven-Libis.

• Op het vlak van ondersteuning gebeurt de coördinatie door de provincie. Zij fungeert als eerstelijnshelpdesk via een online registratiesysteem. In dringende gevallen kunnen de helpdeskmedewerkers ook telefonisch bereikt worden. Voor de tweedelijns ondersteuning doet de provincie een beroep op de K.U.Leuven-Libis.

• De samenwerking wordt gestuurd door het streekgericht bibliotheekbeleid en de bibliotheken.

Organisatie

Een adviesgroep met vertegenwoordiging uit alle aangesloten bibliotheken komt minimaal 4 keer per jaar samen en adviseert naar de stuurgroep toe. Deze adviesgroep werkte een voorstel uit voor een gemeenschappelijk gebruikersreglement.

Een werkgroep met vertegenwoordiging uit alle aangesloten bibliotheken komt minimaal 5 keer per jaar samen om functionele zaken te bespreken rond catalografie, circulatie en de web-OPAC. In deze werkgroep worden uniforme werkwijzes vastgelegd en worden problemen uit de praktijk gezamenlijk opgelost.

De stuurgroep met vertegenwoordiging vanuit provincie, VERA en K.U.Leuven-Libis stuurt het project aan en waakt over de voortgang.

Op het PBS-forum kunnen aangesloten bibliotheken onderling overleggen en discussiëren over allerlei PBS-zaken: catalografie, circulatie, acquisitie, statistiek, IBL, ... of ideeën lanceren voor de toekomst van het PBS.